Akt poświadczenia dziedziczenia

Czynności notarialne >

Strona Główna >

Dziedziczenie, czyli nabycie praw i obowiązków majątkowych po osobie zmarłej, wymaga od spadkobierców podjęcia określonych czynności prawnych i wypełnienia ustawowych obowiązków. 

Spadkobiercy zostają powołani do spadku na podstawie testamentu albo dziedziczą na podstawie ustawy. W obu przypadkach spadkobiercy nabywają spadek w chwili tzw. otwarcia spadku, do którego dochodzi w chwili śmierci spadkodawcy. Samo skuteczne nabycie spadku (po przyjęciu spadku poprzez złożenie stosownego oświadczenia lub upływ 6-miesięcznego terminu do jego złożenia) nie uprawnia jednak spadkobierców do dokonywania rozporządzeń (np. sprzedaży, czy dzielenia się) i zarządzania majątkiem wchodzącym w skład spadku. W tym celu spadkobiercy muszą uzyskać sądowe postanowienie stwierdzające nabycie spadku albo zwrócić się do notariusza po poświadczenie spadkowe, w ramach którego sporządza się protokół dziedziczenia i akt poświadczenia dziedziczenia.

Czym jest akt poświadczenia dziedziczenia?

Akt poświadczenia dziedziczenia jest dokumentem sporządzanym przez notariusza, potwierdzającym istnienie praw do spadku. Poświadczenie dziedziczenia notariusza stanowi dowód tego, że wymieniona w nim osoba jest spadkobiercą. Notariusz sporządza akt poświadczenia dziedziczenia ustawowego lub testamentowego. Nie jest możliwe poświadczenie dziedziczenia u notariusza na podstawie testamentu szczególnego (tj. testamentu ustnego, podróżnego, wojskowego).

Akt poświadczenia dziedziczenia sporządzony przez notariusza ma skutki prawomocnego postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku, wydawanego w toku postępowania sądowego. Oznacza to, że poświadczenie dziedziczenia u notariusza stwierdza nabycie spadku po oznaczonej osobie i spadkobiercy nie muszą już regulować spraw spadkowych przed sądem.

Przed sporządzeniem aktu poświadczenia dziedziczenia notariusz spisuje protokół dziedziczenia przy udziale wszystkich osób zainteresowanych. Do osób zainteresowanych, których udział jest niezbędny do poświadczenia dziedziczenia, zalicza się osoby, które mogą wchodzić w rachubę jako spadkobiercy ustawowi i testamentowi, a także osoby, na których rzecz spadkodawca uczynił zapis windykacyjny. Odrzucenie spadku lub zapisu windykacyjnego oraz uznanie za niegodnego powoduje utratę statusu osoby zainteresowanej. Powyższe oznacza, że notariusz może sporządzić akt poświadczenia dziedziczenia tylko, jeżeli w kancelarii notarialnej jednocześnie stawią się wszystkie osoby zainteresowane.

Przystępując do spisania protokołu dziedziczenia notariusz poucza osoby biorące udział w spisywaniu protokołu o obowiązku ujawnienia wszelkich okoliczności objętych treścią protokołu oraz o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywych oświadczeń.

Po spisaniu protokołu dziedziczenia notariusz sporządza akt poświadczenia dziedziczenia, jeżeli nie ma wątpliwości co do istnienia jurysdykcji krajowej, treści właściwego prawa obcego, osoby spadkobiercy i wysokości udziałów w spadku, a w przypadku, gdy spadkodawca uczynił zapis windykacyjny - także co do osoby, na której rzecz spadkodawca uczynił zapis windykacyjny, i przedmiotu zapisu.

Notariusz odmawia sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia, jeżeli:

1) w stosunku do spadku został już uprzednio sporządzony akt poświadczenia dziedziczenia lub wydane postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku;

2) w toku sporządzania protokołu dziedziczenia ujawnią się okoliczności wskazujące, że przy jego sporządzeniu nie były obecne wszystkie osoby, które mogą wchodzić w rachubę jako spadkobiercy ustawowi lub testamentowi, lub też osoby, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne, albo istnieją lub istniały testamenty, które nie zostały otwarte lub ogłoszone;

3) w sprawie brak jurysdykcji krajowej.

Ile kosztuje u notariusza akt poświadczenia dziedziczenia?

Koszty sporządzenia notarialnego aktu poświadczenia dziedziczenia zależą od okoliczności danej sprawy, w szczególności istnienia lub nieistnienia testamentu,  ilości spadkobierców oraz ilości składanych oświadczeń w przedmiocie przyjęcia spadku. 

Wysokość opłat składających się na ostateczną kwotę poświadczenia spadkowego określa rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej w § 10a:

„1. Za sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia ustawowego lub testamentowego, uzupełniającego aktu poświadczenia dziedziczenia w zakresie spadkobierców dziedziczących gospodarstwo rolne maksymalna stawka wynosi 50 zł.

1a. Za sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia testamentowego z zapisem windykacyjnym maksymalna stawka wynosi 100 zł.

2. Za sporządzenie protokołu dziedziczenia maksymalna stawka wynosi 100 zł.

2a. Za czynności dotyczące europejskiego poświadczenia spadkowego, z wyłączeniem czynności, o których mowa w ust. 2b i 2c oraz § 12, maksymalna stawka wynosi 400 zł.

2b. Za sporządzenie projektu protokołu dziedziczenia maksymalna stawka wynosi 100 zł.

2c. Za sporządzenie protokołu obejmującego oświadczenie o wyrażeniu zgody na spisanie protokołu dziedziczenia zgodnie z jego projektem maksymalna stawka wynosi 50 zł.

3. Za sporządzenie protokołu otwarcia i ogłoszenia testamentu maksymalna stawka wynosi 50 zł.

4. Za sporządzenie zaświadczenia o powołaniu wykonawcy testamentu maksymalna stawka wynosi 30 zł.”

Na koszt poświadczenia spadkowego, poza wyżej wymienioną taksą za sporządzenie protokołu dziedziczenia i aktu poświadczenia dziedziczenia składa się także koszt sporządzenia protokołu z przeszukania rejestru testamentów, koszt sporządzenia protokołu otwarcia i ogłoszenia testamentu (jeżeli spadkodawca pozostawił testament), a także koszt wypisów i odpisów każdego z tych dokumentów wydawanych klientom oraz wysyłanych przez notariusza urzędom. Zgodnie z przepisami, za sporządzenie wypisu aktu notarialnego (aktu poświadczenia dziedziczenia) maksymalna stawka wynosi 6 zł za każdą rozpoczętą stronę. Ilość sporządzanych wypisów zależy od okoliczności danej sprawy. Należy mieć na uwadze, że notariusz jako podatnik podatku od towarów i usług do każdej z powyższych kwot dolicza podatek VAT w wysokości 23%.

Co dalej po otrzymaniu aktu poświadczenia dziedziczenia?

Po otrzymaniu od notariusza aktu poświadczenia dziedziczenia spadkobiercy mają obowiązek zgłoszenia nabycia spadku w odpowiednich urzędach.

Po pierwsze, spadkobiercy, którzy korzystają ze zwolnienia od podatku od spadków i darowizn, a więc członkowie najbliższej rodziny (małżonek, zstępni - dzieci, wnuki, prawnuki; rodzice, dziadkowie, pasierb, rodzeństwo, ojczym i macocha) zobowiązani są do zgłoszenia nabycia własności rzeczy lub praw majątkowych właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego. Zgłoszenie to następuje poprzez wypełnienie formularza. Termin na zgłoszenie wynosi 6 miesięcy od dnia zarejestrowania (sporządzenia) aktu poświadczenia dziedziczenia. 

Po drugie, zgodnie z art. 6 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych (analogiczne regulacje dotyczą nieruchomości rolnych i leśnych) spadkobiercy zobowiązani do złożenia w terminie 14 dni właściwemu organowi podatkowemu (Urząd Gminy/Urząd Miasta - właściwy ze względu na położenie nieruchomości) formularza informującego o zmianie właściciela nieruchomości.

Trzecim obowiązkiem spadkobierców jest niezwłoczne złożenie wniosku o ujawnienie nowego właściciela w księdze wieczystej. Przepisy stanowią, że jeżeli osoba trzecia doznała szkody na skutek nieujawnienia prawa własności w księdze wieczystej, właściciel ponosi odpowiedzialność za szkodę powstałą na skutek niewykonania obowiązku niezwłocznego złożenia wniosku o wpis do księgi wieczystej, bądź na skutek opieszałości w jego wykonaniu. 

Ponadto, sąd może wymierzyć opieszałemu właścicielowi grzywnę w celu spowodowania ujawnienia prawa własności. W razie ujawnienia prawa własności nieruchomości, grzywny nieuiszczone mogą być umorzone w całości lub części.

Dział spadku

W przypadku nabycia spadku przez kilka osób uzyskanie poświadczenia dziedziczenia stwierdza, że nabywają one spadek w określonych udziałach. W przypadku, gdy spadkobiercy chcą w inny sposób uregulować kwestie własności poszczególnych elementów wchodzących w skład spadku (np. chcą podzielić spadek w ten sposób, że jedna osoba stanie się właścicielem nieruchomości, druga właścicielem samochodu itd.), konieczne jest dokonanie tzw. działu spadku. Jeżeli między spadkobiercami nie ma zgodnej woli, w jaki sposób podzielić przedmioty wchodzące w skład spadku, każdy z nich może żądać aby to sąd orzekł dział spadku. Jeżeli jednak spadkobiercy są zgodni co do tego, kto ma nabyć określone przedmioty wchodzące w skład spadku mogą skorzystać z usług notariusza i zawrzeć umowę o dział spadku w formie aktu notarialnego.

Kto otrzymuje akt poświadczenia dziedziczenia?

Akt poświadczenia dziedziczenia otrzymują wszystkie osoby biorące udział w jego sporządzeniu (spadkobiercy i zapisobiercy). W razie zaistnienia potrzeby, osoby te mogą, w każdej chwili po sporządzaniu aktu, zgłosić się do notariusza aby uzyskać kolejny wypis aktu poświadczenia dziedziczenia.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami akt poświadczenia dziedziczenia sporządzony przez notariusza jest przekazywany także do odpowiednich urzędów.

Jakie dokumenty potrzebne są do aktu poświadczenia dziedziczenia?

Sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia wymaga dostarczenia do kancelarii notarialnej stosownych dokumentów:

• odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy (do uzyskania w Urzędzie Stanu Cywilnego),

• zaświadczenie o numerze PESEL spadkodawcy (zaświadczenie wydaje urząd miasta (urząd gminy) właściwy ze względu na miejsce zamieszkania spadkodawcy w chwili jego śmierci),

• odpisy aktów stanu cywilnego osób powołanych do spadku z ustawy - w przypadku osób, które noszą nazwisko rodowe może to być odpis skrócony aktu urodzenia lub aktu małżeństwa, jeżeli jednak spadkobierca nie nosi nazwiska rodowego to obowiązkowo odpis skrócony aktu małżeństwa (w przypadku gdy zmarły miał dzieci, które zmarły przed nim - również akty zgonu tych dzieci),

• testament (oryginał) - o ile był sporządzony;

• projekt protokołu dziedziczenia oraz protokoły obejmujące oświadczenia o wyrażeniu zgody na spisanie protokołu dziedziczenia zgodnie z jego projektem, o ile zostały sporządzone lub spisane;

• inne dokumenty mogące mieć wpływ na ustalenie praw do spadku.

Wszystkie wskazane wyżej dokumenty należy przedłożyć w oryginale, nie mogą być to kserokopie. Notariusz nie może oddać ich klientom po zakończeniu poświadczenia spadkowego, ponieważ stanowią załączniki do protokołu dziedziczenia i są przechowywane wraz z aktami notarialnymi, które sporządził notariusz.

Poza złożeniem wymienionych dokumentów niezbędne jest ustalenie numerów ksiąg wieczystych nieruchomości, w których zmarły jest wpisany jako właściciel (nie jest konieczne dostarczanie dokumentów dotyczących tych nieruchomości), wystarczy podać w kancelarii numer księgi wieczystej.

Kto ma dostęp do aktu poświadczenia dziedziczenia?

Oryginały aktów poświadczenia dziedziczenia, tak samo jak innych aktów notarialnych, są przechowywane w kancelarii notarialnej i nie mogą być wydawane poza miejsce ich przechowywania. Po zakończeniu poświadczenia spadkowego klienci otrzymują wypisy podpisanych dokumentów. W razie potrzeby, osoby, które uczestniczyły w czynnościach mogą zwrócić się do notariusza po kolejne wypisy aktu poświadczenia dziedziczenia oraz pozostałych dokumentów.

Ponadto notariusz przesyła wypis zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia na żądanie sądu, prokuratora, dyrektora izby administracji skarbowej oraz naczelnika urzędu skarbowego.

W wyjątkowych przypadkach, ustawa przewiduje, że dostęp do notarialnego aktu poświadczenia dziedziczenia mogą mieć inne osoby. Wypis zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia może być wydany osobie, która wykaże istnienie interesu prawnego (za takie osoby mogą być uznane np. nabywca spadku oraz udziału w spadku, osoby zainteresowane wykazaniem, że nie są spadkobiercami, jak również podmioty pozostające w stosunkach zobowiązaniowych ze spadkodawcą lub spadkobiercą - np. wierzyciele spadkodawcy i wierzyciele spadkobiercy – w tym osoby uprawnione do zachowku, zapisobiercy zwykli oraz dalsi zapisobiercy - kurator spadku, czy wykonawca testamentu). W razie odmowy wydania takiego wypisu, osoba zainteresowana może wnieść, w terminie tygodnia od dnia doręczenia uzasadnienia odmowy, a gdy nie zażądała w przepisanym terminie doręczenia uzasadnienia odmowy - od dnia, w którym dowiedziała się o odmowie, zażalenie do sądu okręgowego właściwego ze względu na siedzibę kancelarii notariusza odmawiającego dokonania czynności notarialnej.

Komu notariusz przesyła akt poświadczenia dziedziczenia? 

Po sporządzeniu aktu poświadczenia dziedziczenia, działając na podstawie art. 84a Ordynacji podatkowej, notariusz przesyła wypis tego aktu właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego. Gdy w skład spadku wchodzi nieruchomość, odpisy aktów poświadczenia dziedziczenia notariusze przekazują właściwemu staroście, który na jego podstawie, aktualizuje informacje zawarte w ewidencji gruntów i budynków. Ponadto notariusz jest zobowiązany zawiadomić sąd właściwy do prowadzenia księgi wieczystej o każdej zmianie właściciela nieruchomości, dla której założona jest księga wieczysta. Po otrzymaniu takiego zawiadomienia od notariusza, sąd z urzędu dokonuje wpisu ostrzeżenia, że stan prawny nieruchomości ujawniony w księdze wieczystej stał się niezgodny z rzeczywistym stanem prawnym. Zawiadomienie o wpisie ostrzeżenia zawiera pouczenie o obowiązku złożenia wniosku o ujawnienie prawa własności w terminie miesiąca od daty doręczenia zawiadomienia. Ostrzeżenie wpisane w księdze wieczystej wykreśla się, gdy spadkobiercy ujawnią swoje prawo własności poprzez złożenie stosownego wniosku do sądu rejonowego. 

Czy akt poświadczenia dziedziczenia musi się uprawomocnić?

Notarialne poświadczenie dziedziczenia nie wymaga uprawomocnienia, tak jak postanowienie sądowe. Aby wywołać skutki prawomocnego postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, konieczna jest jednak rejestracja aktu poświadczenia dziedziczenia w Rejestrze Spadkowym. W myśl art. 95j ustawy Prawo o notariacie zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia ma skutki prawomocnego postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku.

Notariusz niezwłocznie po sporządzeniu aktu poświadczenia dziedziczenia dokonuje jego wpisu do Rejestru Spadkowego przez wprowadzenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego danych wynikających z tego aktu. Adnotację o zarejestrowaniu umieszcza się na akcie poświadczenia dziedziczenia. Zarejestrowanie aktu poświadczenia dziedziczenia nie nastąpi wyłącznie wtedy, gdy akt poświadczenia dziedziczenia albo prawomocne postanowienie w przedmiocie stwierdzenia nabycia spadku dotyczące tego samego spadku zostały już wpisane do Rejestru Spadkowego.